Mentions légales

Informations relatives à la société

Raison sociale : Biarritz Océan
Statut juridique : SEML
Siège social : Plateau de l’Atalaye – 64200 BIARRITZ
RCS : BAYONNE 513 613 687
Siren : 513613687

Hébergeur

Online SAS
BP 438 – 75366 PARIS Cedex 08
Tél. : +33 (0) 1 84 13 00 00

Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, BIARRITZ OCÉAN SOCIÉTÉ D’ÉCONOMIE MIXTE LOCALE (ci-après désigné “BIARRITZ OCÉAN”), société exploitant l’Aquarium de Biarritz et la Cité de l’Océan informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées (au titre des articles 12, 13 et 14 de législation RGPD).

ARCHITECTURE INFORMATIQUE SÉCURISÉE

Nos données sont hébergées de manière sécurisée dans nos locaux ou nos datacenters externalisés majoritairement certifiés iso27001 et tous situés en Union Européenne, notamment Microsoft® Office365, ONLINE® et OVH®.

DONNÉES DE LA CREATION D’UN COMPTE EN LIGNE EN VUE DE L’ACHAT DE BILLETS OU DE PRODUITS

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de l’inscription et de la création de compte – Gestion de la relation précontractuelle
Données traitées	Identités, coordonnées de contact, code postal éventuel, adresse postale en cas de besoin de livraison
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls la Direction, la Responsable Caisse, les hôtesses de caisse, la Responsable Marketing et le Personnel Administratif concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.
Durées de conservation	La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité du compte.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de mesures précontractuelles ou à défaut le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut nos intérêts légitimes de nature commerciale ou à défaut l’exécution de la relation contractuelle avec le sous-traitant hébergeur de données.

DONNÉES DES TRANSACTIONS EN LIGNE EN VUE DE L’ACHAT DE BILLETS OU DE PRODUITS

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de la relation commerciale – Gestion de l’achat de billets ou de produits – Gestion de la livraison – Gestion de la facturation et du support-client
Données traitées	Identités, coordonnées de contact, résumé de transaction, détails des achats, code postal éventuel et adresse postale en cas de besoin de livraison ainsi que identité éventuelle de l’interlocuteur-partenaire à l’origine de l’achat
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls la Direction, la Responsable Caisse, les Hôtesses de Caisse, la Responsable Marketing et le Personnel Administratif concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.
Durées de conservation	La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans après la dernière transaction. Les pièces comptables nominatives sont conservées 10 ans.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation commerciale ou à défaut nos intérêts légitimes de nature commerciale ou à défaut l’exécution de la relation contractuelle avec le sous-traitant hébergeur de données.

DONNÉES DES DEMANDEURS D’ABONNEMENT

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de la relation précontractuelle – Gestion de l’inscription en vue de s’abonner – Gestion de l’édition de la carte d’abonnement incluant une photo éventuelle pour des raisons d’identification du titulaire de la carte
Données traitées	Identités, coordonnées de contact, photo scannée ou non-scannée selon l’évolution du système informatique, code postal éventuel
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls la Direction, la Responsable Caisse, les Hôtesses de Caisse, la Responsable Marketing et le Personnel Administratif concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.
Durées de conservation	La photo demandée peut faire l’objet d’un enregistrement selon l’évolution du système informatique. En cas de non-abonnement, les données sont conservées 2 ans maximum.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de mesures précontractuelles ou à défaut nos intérêts légitimes de nature commerciale voire de sécurité ou à défaut l’exécution de la relation contractuelle avec le sous-traitant hébergeur de données.

DONNÉES DES ABONNÉS

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de la relation contractuelle – Gestion de la relation avec les abonnés – Gestion de la facturation et du support-client – Gestion de l’édition ou de la réédition de la carte d’abonnement incluant une photo éventuelle pour des raisons d’identification du titulaire de la carte
Données traitées	Identités, coordonnées de contact, code postal éventuel, photo éventuelle
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls la Direction, la responsable-caisse, les hôtesses de caisse, la responsable-marketing et le personnel administratif concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.
Durées de conservation	La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans après la dernière transaction. Les pièces comptables nominatives sont conservées 10 ans.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut nos intérêts légitimes de nature commerciale voire de sécurité ou à défaut l’exécution de la relation contractuelle avec le sous-traitant hébergeur de données.

DONNÉES DES PROSPECTS POUR DES PRESTATIONS DE SERVICE, NOTAMMENT LA LOCATION D’ESPACE OU DE MATERIEL ET L’ANIMATION DE SOIRÉE

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de la relation avec les clients potentiels et gestion de la relation précontractuelle – Gestion des devis, des demandes de renseignement voire de rappel des prospects
Données traitées	Identités, coordonnées de contact, fonction professionnelle
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls la Direction, le Service Marketing et Commercial, le Service Caisse sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients potentiels avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires.
Durées de conservation	La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec le client potentiel.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients potentiels repose sur l’exécution de mesures précontractuelles ou à défaut le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut nos intérêts légitimes en tant que loueur.

DONNÉES DES CLIENTS POUR PRESTATION DE SERVICE, NOTAMMENT LA LOCATION D’ESPACE OU DE MATÉRIEL ET L’ANIMATION DE SOIRÉE

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de la relation avec les clients et gestion de la relation contractuelle – Gestion de la facturation, de la comptabilité, du suivi et du support-client
Données traitées	Identités, coordonnées de contact, fonction professionnelle
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls la Direction, le Service Commercial et Marketing, le Service Comptabilité sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients potentiels avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires.
Durées de conservation	La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle et à 10 ans pour les pièces comptables nominatives.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients repose sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut nos intérêts légitimes en tant que loueur.

DONNÉES CONCERNANT LA LISTE D’ATTENTE DU RESTAURANT

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	Gestion des alertes concernant les disponibilités de tables
Données traitées	Identités, numéro de téléphone portable
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls les serveurs et les managers du restaurant ont accès aux informations.
Durées de conservation	La durée maximale de conservation des données est fixée à la fin du service.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients repose sur le consentement des personnes concernées ou à défaut l’intérêt légitime des personnes concernées.

DONNÉES DE LA VENTE PAR CORRESPONDANCE, NOTAMMENT AUX COLLECTIONNEURS DE PIÈCES, MÉDAILLES ET BILLETS DE COLLECTION

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de la relation commerciale – Gestion des achats et des transactions – Gestion de la livraison – Gestion de la facturation et du support-client
Données traitées	Courrier ou courriel de demande, identité, coordonnées de contact, adresse, détails des achats et des transactions
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls la Direction en cas de problématique, la Responsable Boutique, les vendeuses et le Personnel Comptable concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.
Durées de conservation	Les pièces comptables nominatives sont conservées 10 ans.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation commerciale ou à défaut nos intérêts légitimes de nature commerciale ou à défaut l’exécution de la relation contractuelle avec le sous-traitant hébergeur de données.

DONNÉES DU ROBOT-PHOTO

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de la relation commerciale – Gestion des transactions – Gestion de la livraison par email – Gestion de la facturation et du support-client
Données traitées	Photos, email pour envoyer la photo, résumé de transaction incluant l’horodatage
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls la Direction en cas de problématique ou le Service Informatique en cas de problématique ainsi que les destinataires des emails sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.
Durées de conservation	2 mois.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation commerciale ou à défaut nos intérêts légitimes de nature commerciale ou à défaut l’intérêt légitime des personnes concernées.

DONNÉES DES BORNES D’AVIS-CLIENTS

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de la satisfaction-client et l’amélioration qualitative – Gestion de la détection des anomalies – Gestion de la facilitation de dépôt d’avis sur des plateformes-tierces – Gestion de l’inscription éventuelle à la newsletter – Gestion du contact avec des personnes pour obtenir des précisions
Données traitées	Avis, email, département éventuel, commentaires éventuels, consentement à recevoir les newsletters, horodatage
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls la Direction en cas de problématique ou le Service Informatique en cas de problématique ainsi que le Service Marketing sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.
Durées de conservation	5 ans après le fin du consentement à recevoir les newsletters concernant le consentement (incluant l’email et l’horodatage). Les autres données notamment des données de personnes non-consentantes sont anonymisées après 2 ans.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des personnes concernées ou à défaut nos intérêts légitimes d’efficience.

DONNÉES DE LA VIDÉOSURVEILLANCE

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de la sécurité des biens, des personnes et des locaux – Gestion des flux et des saturations de la disponibilité
Données traitées	Images temps réel et archives
Destinataires et provenances éventuelles	Pour le temps réel : la Direction, l’Informaticien et les responsables Caisses, Marketing et Bar en charge de la gestion des flux Pour les archives : la Direction et l’Informaticien
Durées de conservation	1 mois.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime de sécurité et d’efficience ainsi qu’une autorisation déclaration préfectorale en la matière.

DONNÉES DE L’INSCRIPTION ET DE L’USAGE AU WIFI GRATUIT

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Gestion de l’inscription au WIFI gratuit – Contrôle des abus éventuels d’utilisation – Gestion des consentement à l’inscription aux newsletters
Données traitées	Email, consentement à l’inscription newsletter, volumétrie de data consommés, horodatage, traçabilité de l’équipement informatique de l’inscrit, notamment l’adresse mac, le navigateur web, le pays de navigateur, l’OS et la nationalité déclarée par l’équipement. Nous signalons que le sous-traitant concerné utilise et conserve des logs d’usage détaillés en vue de conformité légale et de filtrage des sites web visités.
Destinataires et provenances éventuelles	La Direction, l’Informaticien et le sous-traitant délégataire concerné.
Durées de conservation	Selon la durée légale de conservation (12 mois).
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime de sécurité ou à défaut sur les obligations légales en la matière.

Données des fournisseurs généraux référencés ou potentiels

L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par SOCIÉTÉ D’ÉCONOMIE MIXTE LOCALE BIARRITZ OCÉAN qui est le responsable de traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats et des projets liés à un fournisseur, ainsi que le Service Comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée par les durées légales de conservation, notamment le cadre réglementaire concernant les consultation et les appels d’offres. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou à défaut l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.

NEWSLETTERS, INVITATIONS ET ÉMARGEMENTS À DES ÉVÉNEMENTS

Nos clients, nos interlocuteurs professionnels et nos abonnés-newsletters qui y consentent sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettres d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par SOCIÉTÉ D’ÉCONOMIE MIXTE LOCALE BIARRITZ OCÉAN qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à rgpd@biarritzocean.com que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications ou plus simplement utiliser les liens de désinscriptions s’il y a lieu. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ainsi que la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seuls la Direction et le personnel opérationnel concerné interne ou externalisé sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les destinataires des messages. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime ou défaut l’intérêt légitime de la personne concernée.

CANDIDATURE À UN EMPLOI OU DEMANDE DE STAGE

Responsable de traitement	BIARRITZ OCÉAN
Finalités	– Évaluer l’adéquation du candidat par rapport à un poste éventuel à pourvoir ; – Alimenter notre CVthèque ; – Organiser des entretiens ; – Gérer la relation précontractuelle.
Données traitées	CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournis (par vous-même ou vos anciens employeurs) lors d’une candidature à un emploi
Destinataires et provenances éventuelles	Seuls la Direction, les responsables de services, le service RH ainsi que les Caisses et Boutiques (en cas de CV papier déposé) sont habilités aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des données à des structures-partenaires, notamment à des sous-traitants RH, comptables ou financiers ainsi qu’à des institutions. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques, de jobboards ou de partenaires.
Durées de conservation	La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat.
Base légale	La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur le consentement des personnes concernées ou à défaut notre intérêt légitime en tant que recruteur ou à défaut l’intérêt légitime du candidat ou à défaut l’exécution de mesure précontractuelle.

ANNUAIRE ET RÉPERTOIRE DES CONTACTS-PARTENAIRES

Un système de listing-partenaires (potentiels ou actifs) a été mis en place par SOCIÉTÉ D’ÉCONOMIE MIXTE LOCALE BIARRITZ OCÉAN qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation partenaire. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à la fin de besoin opérationnel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou sur notre intérêt légitime.

VOS DROITS

Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (candidats, prospects, clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinet comptable externalisé, commissaire aux comptes, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leurs traitements pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email auprès de notre délégué à la protection des données à l’adresse rgpd@biarritzocean.com (Attention : aucune autre demande que celles évoquées ci-dessus ne sera traitée sur cette adresse mail), ou courrier postal adressé à Service DPO, BIARRITZ OCÉAN SEML, Plateau de l’Atalaye, 64200 Biarritz. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.